Домівки для України - Повідомлення про конфіденційність

Ми регулярно переглядаємо це повідомлення про конфіденційність, воно було востаннє оновлене 1 червня 2022 р.

Рада графства Кент поважає вашу конфіденційність і робить все можливе, щоб захистити ваші особисті дані. Це повідомлення про конфіденційність надасть вам інформацію про те, як ми піклуємося про ваші особисті дані, а також розповість вам про ваші права на конфіденційність особистих даних і те, як вас захищає закон.

Хто ми

Рада графства Кент (KCC) збирає та використовує певні особисті дані щодо вас, і несе за них відповідальність. Наша діяльність з виконання цього процесу регулюється згідно з Загальним регламентом про захист даних Великої Британії (UK GDPR), а також Законом про захист даних 2018 року. Ми несемо відповідальність, як «контролер» цих особистих даних. Нашим уповноваженим по захисту даних є Бенджамін Уоттс.

Рада графства Кент буде працювати з вами за програмою «Домівки для України». Як місцевий орган влади, KCC оброблятиме ваші особисті дані та надсилатиме їх до окружних/районних міських/міських рад у графстві Кент, щоб і ми, і вони могли завершити всі необхідні процеси. KCC може також обробляти ваші особисті дані, щоб надавати послуги перекладача та забезпечувати підтримку та допомогу для доступу до необхідних послуг.

Особисті дані, які ми збираємо та використовуємо

• особисту інформацію, наприклад, ваше ім'я, вік, стать, паспортні дані, адресу (якщо ви не мешкаєте у спонсора), контактні дані, наприклад, адресу електронної пошти, номер телефону, дату та пункт в'їзду у Велику Британію, імміграційний статус.
• інформацію стосовно потенційних членів сім'ї, наприклад, їх особисту інформацію.

Ми також збираємо наступні «дані особливої категорії» (особисті дані, які є більш уразливими та повинні оброблятися з особливою обережністю та осторогою), коли ви надаєте їх нам:

• інформацію про вас та ваші обставини та здоров'я, наприклад, інвалідність, стан здоров'я, житлові потреби

Як ми використовуємо вашу особисту інформацію

• Забезпечити виконання програми «Домівки для України».
  • Зв'язатися з вами стосовно вашої заяви, наприклад, у випадку відсутності інформації, для з'ясування наданої інформації, щоб домовитись про відвідання і т.д. Такий запит може надійти від окружної або районної міської ради.
  • Запропонувати вам послуги, яких ви можете потребувати, наприклад, послуги перекладача, підтримку та допомогу для доступу до необхідних послуг. Ми також можемо обмінюватися такою інформацією з внутрішніми відділами KCC або певними зовнішніми постачальниками послуг, з якими ми співробітничаємо для надання цих послуг.
  • Обмінюватися відповідною інформацією з окружною або районною міською радою, щоб просувати вашу заяву під час вашого перебування у Великій Британії.

Таке спільне використання інформації полегшує співпрацю з партнерськими організаціями для забезпечення виконання програми «Домівки для України».

Підстави, на яких ми можемо збирати та використовувати вашу особисту інформацію

Збираючи ваші особисті дані, ми спираємося на наступні правові основи:

• Стаття 6(1)(e) - обробка даних необхідна для виконання завдання в інтересах суспільства або для здійснення офіційного повноваження, наданого контролерові

Збираючи ваші «особисті дані особливої категорії», (такі як дані про ваше здоров'я, расу, етнічне походження) ми спираємося на наступні правові основи:

• Стаття 9(2)(g) - обробка даних необхідна з огляду на істотні інтереси суспільства, на основі внутрішнього законодавства, і повинна бути співрозмірною з поставленою ціллю, поважати суть права на захист даних та забезпечувати відповідні і конкретні заходи для охорони основних прав та інтересів суб'єкта даних

Ми покладаємося на законодавчі, а також урядові наміри тощо, викладені в додатку 1 частини 2 Закону про захист даних 2018 р., щоб обробляти ваші дані особливої категорії згідно із Статтею (9)(2)(g).

Ми вживаємо наступних доречних заходів щодо захисту ваших даних особливої категорії, покладаючись на вищезгадані умови:

• Ми маємо Належну політику для законної обробки даних, яка пояснює забезпечення принципів захисту даних, використовуючи інформацію особливої категорії. Ця політика зберігається протягом всього часу, поки ми використовуємо ваші дані, та протягом шести місяців після того, як ми припиняємо їх використовування.
• Ми маємо графік зберігання, який пояснює, як довго зберігаються дані.
• Ми реєструємо обробку інформації в «Реєстрі діяльності з обробки даних», а також будь-які причини відхилення від термінів графіку зберігання.

Коли ви надаєте нам інформацію про ваше здоров'я, оскільки потребуєте обґрунтованих змін, щоб мати доступ до наших послуг, ми збережемо цю інформацію у вашій особистій справі, щоб спілкуватися з вами так, як це потрібно для вас. У таких випадках ми покладаємося на чітко висловлену згоду.

Якщо вам потрібна додаткова підтримка та допомога в порядку догляду або для отримання доступу до послуг тощо, KCC та інші причетні організації будуть обробляти вашу особисту інформацію з цією метою. Ми також реєструватимемо цю інформацію, щоб при необхідності забезпечити безперервне надання додаткової підтримки та допомоги. У цих випадках ми покладаємося на наші законні інтереси або інтереси третьої сторони (за умови, що вони не суперечать вашим інтересам, правам або свободам).

Як довго будуть зберігатися ваші особисті данні

Ми зберігатимемо вашу особисту інформацію тільки до того часу, поки це необхідно. Особисті дані зберігатимуться протягом 2 років після припинення програми, якщо Департамент з питань вирівнювання, громад та житла та Міністерство внутрішніх справ не встановлять необхідність їх подовженого зберігання до того, як минуть ці 2 роки.

Кому ми надаємо вашу особисту інформацію

Працюючи з вами, ми можемо збирати інформацію або обмінюватися нею з деякими з наступних третіх сторін (неповний перелік):

• Міністерство внутрішніх справ
• Департамент з питань вирівнювання, громад та житла
• Окружні та районні міські ради
• Спонсори
• Служби, які надають переклад, наприклад, «Language Line»
• Контактний центр KCC

Ми можемо обмінюватися особистою інформацією з іншими відповідними відділами KCC, наприклад, відділом соціального забезпечення дорослих та службою у справах дітей тощо, щоб надавати підтримку та допомогу для доступу до необхідних послуг. Ми можемо також обмінюватися особистою інформацією з іншими організаціями, наприклад, благодійними організаціями, громадськими органами (наприклад, з Національною службою охорони здоров’я NHS, пожежною службою) та уповноваженими службами тощо або постачальниками послуг, до яких ми звертаємось, щоб надавати вам підтримку під час вашого перебування у Великій Британії.

Кожна вищезазначена організація забезпечить наявність відповідних угод, які надаватимуть їм право на обробку вашої особистої інформації.

Такий обмін даними дає нам змогу забезпечити виконання програми «Домівки для України».

Ми будемо обмінюватися особистою інформацією з правоохоронними та іншими органи влади, якщо цього вимагає застосовне право, або у зв'язку з судочинством.

Ми будемо обмінюватися особистою інформацією з юридичними або професійними консультантами у випадку спору, скарги або позову. Ми покладаємося на Статтю 9(2)(f), якщо обробка даних особливої категорії необхідна для обґрунтування, захисту законних вимог, або коли суди реалізують свою суддівську правоздатність.

Ваші права

Згідно з Загальним регламентом про захист даних Великої Британії у вас є ряд прав, до яких ви повинні мати безкоштовний доступ, та які дозволяють вам:

• знати, що ми робимо з вашою інформацією, та чому ми це робимо
• побачити, яку саме інформацію ми зберігаємо про вас
• просити нас виправити будь-які помилки в інформації про вас, яку ми зберігаємо
• заперечувати проти прямого маркетингу
• подавати скаргу до офісу Комісара з питань інформації.

Залежно від причини, з якої ми використовуємо вашу інформацію, ви також можете мати право:

• заперечувати проти того, як ми використовуємо вашу інформацію
• просити нас видалити інформацію про вас, яку ми зберігаємо
• просити про електронну передачу вашої інформації вам або іншій організації
• заперечувати проти прийняття рішень, які істотно впливають на вас
• утримати нас від використання вашої інформації певним шляхом.

Ми завжди намагатимемося виконати ваше прохання, однак, можливо, ми повинні будемо зберігати або використовувати вашу інформацію, щоб виконати наші правові обов'язки. Просимо звернути увагу на те, що ваше прохання може затримати або перешкодити нам надати вам послугу.

Щоб отримати додаткову інформацію про ваші права, включаючи обставини, у яких вони застосовуються, дивіться вказівки офісу Комісара з питань інформації Великої Британії (ICO) про права осіб згідно з Загальним регламентом про захист даних Великої Британії.

Якщо ви хотіли б скористатись якимось правом, просимо зв'язатися з відділом стійкості та прозорості інформації на вебсайті data.protection@kent.gov.uk.

Убезпечування вашої особистої інформації

Ми вжили доречних заходів безпеки, щоб запобігти випадковій втраті особистої інформації, її несанкціонованому використанню або доступу до неї. Ми обмежуємо доступ до вашої особистої інформації і надаємо її тільки тим, хто має реальну практичну потребу в цій інформації. Сторони, які обробляють вашу інформацію, робитимуть це тільки законним шляхом та зобов'язані підтримувати конфіденційність інформації.

Ми також запровадили порядок дій у випадку підозрюваного порушення конфіденційності даних. Ми повідомимо вас та будь-який належний регулятивний орган про підозрюване порушення конфіденційності даних, якщо ми зобов'язані зробити це згідно з законом.

З ким зв'язуватися

Просимо зв'язатися з відділом стійкості та прозорості інформації на вебсайті data.protection@kent.gov.uk, щоб скористатись якимось з ваших прав, або якщо ви не задоволені тим, чому була зібрана ваша інформація, як її використовували або як довго ми її зберігали.

Ви можете зв'язатися з нашим уповноваженим по захисту даних, Бенджаміном Уоттсом, за адресою dpo@kent.gov.uk.

Загальний регламент про захист даних Великої Британії також надає вам право подати скаргу Комісару з питань інформації, з яким можна зв'язатися на вебсайті https://ico.org.uk/make-a-complaint/ або зателефонувавши 0303 123 1113.

Щоб отримати додаткову інформацію, відвідайте вебсайт https://www.kent.gov.uk/about-thecouncil/about-the-website/privacy-statement.